Personuppgiftspolicy

Hooks Herrgård värnar om din integritet och följer vid var tid lämplig lagstiftning samt denna personuppgiftspolicy. Hooks Herrgård vill med denna policy visa när, hur och till vilket ändamål Hooks Herrgård hanterar dina personuppgifter enligt GDPR.

 

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Hooks Herrgård Hotell AB är personuppgiftsansvarig.

Kontaktuppgift:

Hooks Herrgård Hotell AB

Org.nr: 556238-6705

560 13 Hok

Tele: 0393-210 08

Mejl: info@hooksherrgard.se

 

NÄR BEHANDLAS MINA UPPGIFTER

Hooks Herrgård behandlar dina personuppgifter vid en eller flera av följande situationer:

  • När du köper och/eller ställer frågor om en av Hooks Herrgård tjänster. Exempel när du gör en bokning i vårt spa, restaurang eller hotell eller om du väljer att skicka en bokningsförfrågan via vår hemsida, chatt, mejl eller telefon.
  • Från personer eller företag som agerar å dina vägnar gällande köp av en av Hooks Herrgårds tjänster. Det vill säga om någon gör en bokning i ditt namn eller företag som lämnar namnlista för kommande konferens och/eller företagsevent.
  • På B2B-marknaden. Exempelvis i en säljsituation där du ställer frågor om en av Hooks Herrgårds tjänster och/eller begär ett samarbetsavtal.
  • Via webbläsare och cookies när du besöker vår hemsida hooksherrgard.se.
  • I samband med användning av Hooks Herrgårds digitala tjänster. Exempel när du köper presentkort, paket, spabehandling eller bokar träningspass via hooksherrgard.se.
  • När du väljer att teckna medlemskap på Hooks Herrgård Spa och när du väljer att prenumerera på Hooks Herrgårds nyhetsbrev.

 

VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAS

Namn, personnummer, telefonnummer, golf-id, e-postadress, IP-adress, kortnummer, kontonummer & adress.

Du kan, enligt eget val, välja att ge Hooks Herrgård personuppgifter utöver de allmänna personuppgifterna som du bedömer kan ha betydelse, antingen av säkerhetsmässiga orsaker och/eller för att ge Hooks Herrgård möjlighet att skräddarsy och anpassa våra tjänster för dig. Dessa uppgifter kan gälla handikapp, allergi, medicinska tillstånd etc. Dessa uppgifter behandlas som känsliga personuppgifter.

Hooks Herrgård behandlar endast personuppgifter som är adekvata, relevanta och begränsade till vad som krävs i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas. (Uppgiftsminimering)

Exempel: vid bokning av spa, restaurang och hotell behandlar Hooks Herrgård följande personuppgifter; namn, telefonnummer, e-post samt eventuellt kortnummer.

 

VARFÖR BEHANDLAS MINA UPPGIFTER

Det är den enskilde tjänsten, som både avgör vilka personuppgifter Hooks Herrgård behandlar och målet med insamlandet. Hooks Herrgårds mål med insamlingen av personuppgifter kan vara ett eller flera av följande orsaker:

  • Administration: För att kunna leverera de tjänster du har beställt av Hooks Herrgård använder vi dina personuppgifter på olika sätt. Uppgifterna används för att för att göra en bokning via vårt hotell, spa, golf och/eller restaurang samt för att genomföra betalningen av de tjänster du har beställt. Om du har beställt ett presentkort eller liknande används uppgifterna på motsvarande sätt för att leverera dessa tjänster till dig.

Administration av din resa inkluderar också användning av dina uppgifter till bokföring, avräkning och revision, kredit eller andra verifieringar av betalkort, immigration och tullkontroll.

  • Kundvård: Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller t.ex. reklamationer. Vi använder ditt namn och bokningsnummer för att identifiera dig och de tjänster du har beställt/köpt. Vi använder dina kontaktuppgifter, som e-postadress och telefonnummer för att kunna kontakta dig före, under och/eller efter din vistelse hos oss.
  • Utskick av information: När du har bokat eller köpt en av Hooks Herrgårds tjänster använder vi dina personuppgifter för att skicka bokningsbekräftelse och viktig information. Sådana utskick sker till den e-postadress eller telefonnummer som har lämnats i samband med bokning.

Om du har köpt ett av våra hotellpaket kommer vi att efter du lämnat Hooks Herrgård skicka ut vår Gästenkät där vi ber dig svara på frågor om din vistelse för att hjälpa oss att förbättra och utveckla våra tjänster. Detta utskick sker till den e-postadress som har lämnats i samband med bokning.

  • Marknadsföring och personifiering: Om du har anmält dig till Hooks Herrgårds nyhetsbrev använder vi dina personuppgifter för att skicka nyhetsbrev med erbjudande till dig och för att anpassa innehållet i nyhetsbrevet till just dig.

Hooksherrgard.se använder sig Hooks Herrgård av cookies för att avgöra vilka som besöker våra webbplatser använder vi cookies för att skapa demografisk och användarrelaterad statistik.  Detta ger oss möjlighet att anpassa och skapa innehåll och tjänster som matchar dina och andra användares önskemål och intressen.  Det kan förekomma att visa personuppgifter, exempelvis IP-adresser, hanteras av cookies på Hooksherrgard.se. För denna hantering gäller förutom vår personuppgiftspolicy också vår policy för cookies. Ytterligare information om detta hittar du via länken: https://www.hooksherrgard.se/boka/presentkort/cookies-och-policy/

  • Uppfyllande av lagens krav: Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet och redovisning.

Hooks Herrgård behandlar endast dina personuppgifter för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och kan inte senare behandlas på ett annat sätt som oförenligt med dessa mål. (Ändamålsbegränsning)

 

VART SPARAS MINA UPPGIFTER

Vart dina personuppgifter sparas beror på dess ändamål. Hooks Herrgård sparar en del av dina personuppgifter i våra interna system men utöver dessa använder Hooks Herrgård sig även av externa leverantörer av IT-tjänster, IT-system, betalningslösningar, undersökningar, nyhetsutskick m.fl. Hooks Herrgård har upprättat interna regler och instruktioner om informationssäkerhet och behandling av dina personuppgifter. Reglerna innehåller instruktioner och åtgärder som skyddar dina personuppgifter mot icke auktoriserat offentliggörande och mot att obehöriga får åtkomst eller kännedom om dina personuppgifter. Hooks Herrgård har även försäkrat sig om att respektive leverantör fullgör sitt ansvar och har ingått personuppgiftsbiträdesavtal i enlighet med de nya EU-reglerna för behandling av personuppgifter. Detta personuppgiftsbiträdesavtal säkrar och skyddar dina personuppgifter.

Hooks Herrgård skyddar dina personuppgifter och vidtar löpande åtgärder för att uppfylla riktlinjerna om ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard”. Hooks Herrgård utvärderar kontinuerligt riskerna med personuppgiftsbehandling som sker och vidtar nödvändiga säkerhetsåtgärder för att minimera riskerna.

 

HUR LÄNGE SPARAS MINA UPPGIFTER

Hooks Herrgård sparar inte dina uppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas. (Lagringsminimering)

Vid köp och/eller förfrågan utav en av Hooks Herrgårds tjänster sparar Hooks Herrgård i huvudregel dina personuppgifter i sex (6) månader efter avresa. Hooks Herrgård kommer att kontakta dig för att be om samtycke för att spara dina behandlingar efter att de sex (6) månaderna har passerat. Detta för att kunna anpassa och erbjuda dig personliga tjänster den dag du önskar köpa något av Hooks Herrgårds tjänster igen. Läs mer om detta i ovan: VARFÖR BEHANDLAS MINA PERSONUPPGIFTER

När du väljer att teckna medlemskap på Hooks Herrgård Spa eller prenumerera på nyhetsbrev sparas dina personuppgifter under tiden som ditt medlemskap är aktivt, efter utträdande raderar och avidentifierar vi dina personuppgifter inom 31 dagar.  När

Hooks Herrgård följer regler och förordningar och kan komma att spara dina personuppgifter längre i enlighet med lag. Samma personuppgifter kan lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Det kan innebära att en uppgift som har raderats och avidentifierats ur ett system för att den inte längre är nödvändig kan finnas kvar i ett annat system där den lagras med stöd av samtycke eller i enlighet med lag.

Hooks Herrgård gallrar dina personuppgifter i enlighet med vid var tid tillämplig lag. Detta innebär att Hooks Herrgård raderar och avidentifierar dina personuppgifter när ändamålet för behandlingen av personuppgifterna inte längre föreligger.

 

BOKNING VIA EN ONLINE TRAVEL AGENCY (OTA)

När du bokar hotell via en online travel agency, så som Booking.com, Hotelspecials, Citybreak och Expedia, lämnar du dina personuppgifter till dem. Dessa personuppgifter ansvaras för och hanteras av respektive aktör i enlighet med deras personuppgiftspolicy.

När en bokning är genomförd genom en OTA skickar de vissa personuppgifter till Hooks Herrgård för att bekräfta att bokningen är gjord och för att Hooks Herrgård ska kunna erbjuda tjänsten till personen.

Hooks Herrgård ansvarar inte för respektive aktörers hantering av de personuppgifter du själv lämnat direkt till dessa. Hooks Herrgård hanterar de mottagna personuppgifterna från OTA i enlighet med denna personuppgiftspolicy och vid var tid lämplig lag.

 

DEN JURIDISKA GRUNDEN FÖR BEHANDLING

Samtycke – Hooks Herrgård får i samtycke av personer behandla och spara de personuppgifter efter de ändamål som har presenterats av Hooks Herrgård. Samtycke är frivilligt och kommunicerat till den berörda personen. Samtycke kan lämnas muntligt, skriftligt eller elektroniskt. I anslutning till er vistelse på Hooks Herrgård kommer vi skicka ut en förfrågan om samtycke för att spara dina personuppgifter.

Hooks Herrgård kan behandla dina personuppgifter utan samtycke och behandlas i så fall i enligt med en eller flera av följande juridiska grunder:

Avtal – Hooks Herrgård kan behandla dina personuppgifter för att det är nödvändigt för att fullgöra ett kontrakt där du ingår. Det kan exempelvis vara i samband med bokning av hotell-, spa- och restaurangvistelse, möte, event och/eller samarbetsavtal.
Hooks Herrgård kan även behandla dina personuppgifter för att kunna genomföra vissa handlingar och/eller förberedelser på din begäran, före ingående av ett kontrakt.

Rättslig skyldighet – Hooks Herrgård kan komma att behandla och spara dina personuppgifter i enlighet med lag. Så som bokföringslagen, vilket kan innebära att Hooks Herrgård måste spara och hantera personuppgifter oavsett krav som ställs i Dataskyddsförordningen.

Legitima intressen – Behandlingen kan även göras för att Hooks Herrgård kan driva ett legitimt intresse, under förutsättning att detta inte går ut över ditt intresse. Detta kan innebära statistik, enkäter, intressebaserad marknadsföring. Detta görs i syfte att förbättra dina fördelar, din upplevelse samt utveckling av Hooks Herrgårds tjänster.

Vitala intressen – Sker det en incident på Hooks Herrgård och en person behöver akut vård och medicinering har Hooks Herrgård rätt att ta reda på personuppgifter från personen för att ge korrekt vård.

Vid vissa tillfällen behandlar Hooks Herrgård uppgifter från tredje part, exempelvis i samband med en gruppbokning och/eller en individuell övernattning för tredje part – exempelvis en assistent eller liknande. I sådana fall är den ansvariga för gruppen och/eller bokningen skyldig att informera de inblandade gästerna om Hooks Herrgårds villkor och regler. Det är även tredje parters plikt att tillhandahålla det nödvändiga samtycket för registrering och behandling av känsliga personuppgifter.

 

DINA RÄTTIGHETER

Enligt persondataförordningen har du en rad rättigheter, dessa är som följer:

  • Rätt till information. Du har rätt att få information när Hooks Herrgård behandlar dina personuppgifter samt vilka personuppgifter som behandlas.
  • Rätt till rättelse. Du har rätt att vänd dig till Hooks Herrgård och få dina felaktiga personuppgifter rättade.
  • Rätt till radering. Du har rätt att få de personuppgifter som Hooks Herrgård behandlar om dig raderade. Om du önskar bli ”bortglömd” raderar Hooks Herrgård alla uppgifter om dig som Hooks Herrgård inte enligt lag är skyldig att spara.
  • Rätt att dra tillbaka samtycke. Om behandlingen av dina personuppgifter är baserad på ett samtycke från dig, har du rätt att dra tillbaka ditt samtycke. Om du önskar ta tillbaka ditt samtycke raderar Hooks Herrgård alla uppgifter om dig som Hooks Herrgård inte enligt lag är skyldig att spara. Här kan du ta tillbaka samtycke om att sparas i vårt kundregister: http://online.techotel.dk/Mobile/ReqLink?lang=sv&hotelid=222524
  • Rätt till begränsning av behandling, dvs. rätt att begära att personuppgifterna endast får behandlas för vissa avgränsade syften
  • Rätt att göra invändning mot behandling. Denna rätt gäller när personuppgifter behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning som laglig grund. Den enskilde har alltid rätt att invända mot att hans eller hennes personuppgifter används för direkt marknadsföring.
  • Rätt till dataportabilitet, dvs. rätt att göra en överflyttning av sina personuppgifter till annan tjänst.
  • Rätt att klaga till tillsynsmyndigheten. Varje registrerad som anser att behandlingen av personuppgifter som avser henne eller honom strider mot GDPR har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten.

Genom en skriftlig begäran till Hooks Herrgård kan du få ett registerutdrag av dina personuppgifter. Du kan via skriftlig begäran, mejl eller via telefon få dina personuppgifter rättade, göra invändningar eller begära att få dina personuppgifter raderade. Hooks Herrgård kommer inom 31 dagar efter mottagande av din begäran rätta, radera eller på begäran av registerutdrag skicka denna till din epost.

Hooks Herrgård kan avvisa en begäran om utskrift som antingen är orimligt upprepande, kräver oproportionerliga tekniska åtgärder (exempelvis att utveckla ett nytt system eller ändra en befintlig praxis väsentligt) eller påverkar skydd av andras personuppgifter.

Begäran ska undertecknas av dig (signatur) och innehålla namn, personnummer, telefonnummer och e-postadress.

Begäran skickas till:

Hooks Herrgård AB

560 13 HOK

Märk: Personuppgiftsutdrag

 

Så här kan du skriva:

Personuppgiftsutdrag – till Hooks Herrgård Personuppgiftsansvarig
Härmed ansöker jag om information enligt 26 § personuppgiftslagen.

…………………………………………………………………
(Ort och datum)
………………………………………………………………..
(Namnteckning)
……………………………………………………………….
(Namnförtydligande, personnummer och adress.) (e-mail/telefonnummer)

 

ANSÖKAN OM TJÄNST

När du söker anställning hos Hooks Herrgård behandlas de uppgifter du har givit i samband med din ansökan. De personuppgifter som hanteras är som följer: namn, adress, telefonnummer och e-postadress, uppgifter om utbildningsbakgrund samt uppgifter om nuvarande och tidigare yrkesverksamhet. Hooks Herrgård använder uppgifterna för att bedöma om Hooks Herrgård vill erbjuda dig en anställning, samt för att kommunicera med dig i samband med rekryteringsprocessen.

Under rekryteringsprocessen hanteras din ansökan och personuppgifter av relevanta chefer och HR-ansvarig. Dina uppgifter bevaras oåtkomligt för obehöriga personer.

Om du blir anställd på Hooks Herrgård sparas dina uppgifter i enlighet med Hooks Herrgårds personuppgifts-policy för medarbetare samt i enlighet med lag.

Ansökningar från kandidater som inte anställs sparas som huvudregel i tre (3) månader efter det att avslaget lämnats. Hooks Herrgård inhämtar samtycke från den sökande för sparande av ansökningen. Dessa ansökningar hanteras av HR-ansvarig och bevaras oåtkomligt via ett av Hooks Herrgårds IT-system.

Om du vill ha tillgång till de uppgifter som Hooks Herrgård behandlar om dig, antingen i samband med uppdatering av dina uppgifter, eller för att du vill att Hooks Herrgård ska radera dina uppgifter, kan du vända dig till Hooks Herrgårds HR-Ansvarig via e-post: martina.p@hooksherrgard.se.

 

UPPSÖKANDE SÄLJ- OCH KUNDKONTAKT

Det ligger i verksamhetens intresse att bedriva uppsökande kontakt med nya potentiella kunder. Detta intresse är en väsentlig och nödvändig del för verksamheten. Hooks Herrgård kan komma att ta kontakt med potentiella kunder via mejl, telefon eller under andra evenemang för att marknadsföra Hooks Herrgård och erbjuda dig eller ert företag anpassande tjänster. Om du invänder mot pågående behandling av dina personuppgifter har du rätt att få dina personuppgifter raderade.

 

PERSONUPPGIFTSINCIDENT

Personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring av de personuppgifter som behandlas. Det kan också vara fråga om en personuppgiftsincident om en säkerhetsincident leder till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de behandlade personuppgifterna.

Vid fall av personuppgiftsincident kommer Hooks Herrgård att underrätta dig så snabbt som möjligt. Hooks Herrgård kommer även att vid incident rapportera Tillsmyndighet. Detta sker utan dröjsmål, senast 72h från det att Hooks Herrgård har vetskap om incidenten.