4 saker att tänka på när du ska välja konferensanläggning
Det är inte alltid ett självklart val man står inför när det är dags att välja anläggning för konferensen. Det finns en lång rad valmöjligheter av lokaler och anläggningar och tillvalen är oändliga. Med andra ord kan det lätt bli vanskligt att bestämma sig, vilket också är fullt förståeligt.
En bra idé kan därför vara att börja med att se över vad målet och syftet med konferensen är. Är ambitionen att inkludera utomhusaktiviteter i agendan kan det vara lämpligt att planera för en lite längre konferens med gott om spelrum för detta, medan en dagskonferens i city däremot kan vara effektivt och tidsbesparande då läget blir mer centralt och tillgängligt.
Idag finns det konferensanläggningar som erbjuder kompletta paket med övernattning, vilket bäddar för fantastiska möjligheter att planera för ett mer varierande innehåll som sträcker sig längre än enbart möten och föreläsningar.
Att gruppen känner sig omhändertagen under vistelsen är viktigt, så många gånger kan ett något mindre, men framförallt ett mer personligt, alternativ vara bättre.
På Hooks Herrgård erbjuder vi massor av aktiviteter både inomhus och utomhus i en slående vacker miljö. Vi har under många år tagit emot stora som små sällskap från hela landet och har gedigen erfarenhet av att anordna lyckade konferenser.
För att välja rätt konferensanläggning med god framförhållning bör du tänka på:
Det praktiska
När du gör din research och kollar på olika konferensanläggningar är ett gott råd att du använder dig av en checklista att utgå ifrån för att säkerställa att anläggningen och lokalerna lever upp till samtliga punkter.
Hur många som kan tänkas delta, vad som behövs i form av mat och underhållning, vilka aktiviteter som önskas och vilka alternativ av transportmedel som finns för att ta sig till anläggningen. Med denna information framför dig blir det lättare för dig att avgöra huruvida konferensanläggningen du tittar på kommer att passa eller inte.
Men först och främst är det viktigt att du ser på det rent praktiska. Att en konferens av större slag kräver mer planering säger sig självt. Det är då också nödvändigt med större lokaler, där du dessutom behöver säkerställa att rätt teknik finns så att en större grupp av deltagare både hör och ser ordentligt.
Att planera dagen utefter mål och syfte, samt att göra rätt prioriteringar för att underlätta under dagen, är viktigt för att inte spilla värdefull tid.
Service under konferensen
När du har funnit en lämplig anläggning som verkar fungera bra rent praktiskt är det dags att se över utbudet av aktiviteter, vilket man brukar ha behov av under en konferensdag.
Kategorin innefattar även mat och allt runtomkring. Många konferensanläggningar kan bistå med samtliga måltider, men vissa anläggningar har inte kapaciteten för detta och då kan du behöva kolla upp catering.
Annan service som är värd att tänka på är den som har med lokalerna att göra. Se över hur exempelvis möbleringen är och vilken teknik som finns. Ommöblering borde inte vara nödvändigt, men har du några specifika önskemål är detta givetvis något som personalen på plats ska kunna hjälpa till med.
Preliminärbokning för god framförhållning
Kanske vet du redan nu det exakta antalet deltagare, kanske är det fortfarande osäkert och du behöver mer tid för att samla in besked från alla. När du har hittat en konferensanläggning som lever upp till din checklista, kan du alltid göra en preliminärbokning fram till att du kan fastställa deltagarantalet.
Konferensanläggningen i fråga informerar dig sedan om när du måste fullfölja bokningen och ett korrekt antal deltagare. Detta för att anläggningen i god tid kan planera för er vistelse och allt vad den innebär.
Transporten till och från anläggningen
En viktig del att ta hänsyn till när du planerar konferensen är vilka alternativ som finns att ta sig till och från konferensen. Tänk då på om konferensen innebär övernattning eller inte.
Vill du samla hela gänget på en anläggning med sämre förbindelser, kan det var nödvändigt att ordna gemensam transport. Då skapar du också en naturlig samlingspunkt för att gemensamt sedan åka vidare. Vanligt är också att låta deltagarna samåka i egna bilar. Se över hur lång resvägen är och ta därefter ett beslut för att i minsta detalj skapa en härlig och energigivande konferensupplevelse.
För är det något de små detaljerna gör, så är det att bidra till det stora.
Fördelar med att planera konferensen utanför stan:
- Miljöombyte kan både vara inspirerande och ge ny energi
- Konferensanläggningar utanför stan brukar innebära gott om utrymme för större grupper
- Ni slipper strul med parkeringsplatser och parkeringstider
- Det är väldigt passande för längre konferenser som inkluderar teambuilding, företagsutbildningar och utomhusaktiviteter