Din optimala guide och checklista vid planering av konferenser och möten

Alla bra konferenser och möten startar med bra planering. För ju mer omsorg och ju mer tid du lägger på att planera arrangemanget, desto bättre kommer garanterat det slutgiltiga resultatet att bli.

En checklista med punkter på vad du bör tänka på när du bokar konferenslokal, när i tiden det är läge att göra eventuella ändringar i bokningen samt vad som är viktigt under och efter det att konferensen är avklarad. Följer du en sådan lista kommer det vara mycket enklare att utvinna så mycket som möjligt och det absolut bästa av mötet, oavsett om det handlar om långa förhandlingar, tuffa beslut eller roliga aktiviteter.

Som vi har förespråkat i tidigare artiklar, är det de små detaljerna som bidrar och lägger grunden för det stora. Även att det kan vara en god idé att punkta upp de krav och önskemål som du har inför en konferens och allt vad den innebär.

Lämna inget åt slumpen – använd dig av denna optimala guide som funkar utmärkt som din checklista när du ska planera nästa konferens eller möte.

Pricka av alla, eller välj de punkter som passar dig:

1. Ditt mål & syfte. Vad är målet och syftet med mötet som du håller på att planera för? Vad du vill åstadkomma. Vad vill du att deltagarna ska känna, tänka och tycka? Hur vill du att de ska agera? Utifrån detta – tänk på vad du anser är viktigt vid val av konferensanläggning. Platsen spelar stor roll.

2. Budget. Vilket ekonomiskt svängrum har du för planeringen av mötet? Det är viktigt att du har detta i åtanke vid bokning av allt som du vill ska ingå. När du är i kontakt med konferensanläggningar – ta då för vana att fråga vad som ingår i priset. Alla konferensanläggningar jobbar olika, så jämför inte äpplen med päron. Titta istället på vad som ingår.

3. Anläggning. Centralt? Naturskönt? Hur ser behoven av av parkering och transport ut? Se även över tillgängligheten för funktionshindrade. Läs mer ”4 saker att tänka på när du ska välja konferensanläggning”.

4. Datum. Vilket eller vilka datum ska konferensen äga rum? Hur flexibel kan du vara med datum och veckodagar?

5. Deltagarna. Vilka ska bjudas in till mötet och varför? Hur stort antal?

6. Övernattning. Om ja, ska du boka enkel- eller dubbelrum? Och hur många rum?

7. Agenda. Hur ska agendan för dagen se ut? Vilka tider är det som gäller. Ta fram en tydlig agenda som alla har att förhålla sig till.

8. Tider. Vilka tider är det som gäller? När börjar ni? När är det pauser? När sätter ni punkt för dagen? Utstaka en tydlig agenda för alla att förhålla sig till.

9. Pauserna. Det är viktigt med pauser i en tight agenda. Under pauserna ska det finnas tid för deltagarna att exempelvis fylla på kaffekoppen, svara på mejl och telefonsamtal eller äta lunch och middag.

10. Möblering. Hur viktig är möbleringen? Vill du ha skolsittning, fiskbenssittning, biosittning eller u-bord? Har du några speciella önskemål gällande exempelvis utställningsytor eller en scen?

11. Teknik. Erbjuder anläggningen den tekniska utrustning som du behöver? Vanliga exempel som projektor, högtalare och mikrofon är enbart ett axplock av alla de önskemål som kan finnas.

12. Aktiviteter. Vilken typ av aktiviteter vill du planera för dagen? Hjärngympa, fysisk aktivitet eller något som kanske inkluderar mat och dryck? Läs mer “Så planerar du och väljer de perfekta aktiviteterna under konferensen”.

13. Service. Behöver du hjälp att boka något under dagen, såsom transport, föreläsare eller artist? Eller behöver du kanske hjälp med registrering när deltagarna anländer? Behoven kan se olika ut, därför är det viktigt att tänka ut vilken typ av service du önskar hjälp med som kan underlätta.

Att göra så tidigt som möjligt

✓ När du har identifierat några intressanta anläggningar – boka tid för visning, så att du kan bilda en bättre uppfattning om lokalerna.
✓ När du har bestämt vilken anläggning du vill boka – boka den då i god tid, så att du får den anläggning du vill ha.
✓ När du har bestämt vilka aktiviteter, föreläsare eller artister du vill ha – boka även det i god tid. De bokas snabbt upp.
✓ När du har bokat allt – se då till att signera samtliga bekräftelser. Notera då också avbokningsreglerna och lägg in påminnelser till dig själv om du mot förmodan skulle behöva avboka något längre fram.

Att göra i god tid

✓ Skicka ut inbjudningar till samtliga deltagare. Fråga i inbjudningarna om eventuella allergier. ✓ Gör en agenda för dagen och utse eventuellt ansvariga.
✓ Gör en budgetavstämning så att allt stämmer ekonomiskt sett.
✓ Boka den tekniska utrustning som kommer att behövas under dagen.
✓ Ha alltid en plan B – Vad händer exempelvis om en föreläsare skulle bli sjuk? Att göra några veckor innan mötet:
✓ Observera avbokningsreglerna och gör en avstämning i din bokning – justera antal mötesrum, deltagare etc.
✓ Skicka över namnlistan till konferensanläggningen.
✓ Välj ut menyer för måltider och bekräfta dem.
✓ Stäm av med de bokade föreläsarna, så att inga missförstånd har uppstått. ✓ Gå igenom detaljplanen med din kontaktperson på konferensanläggningen.

Att göra en vecka innan mötet:

✓ Bekräfta eventuella leveranser.
✓ Förbered namnskyltar för samtliga deltagare om nödvändigt.

Att göra några timmar innan mötet:

✓ Gå igenom programmet med din kontaktperson på konferensanläggningen.
✓ Kontrollera mötesrummet, så att allt är i sin ordning med möblering och teknik med mera.
✓ Säkerställ att föreläsarna är på plats och att samtliga berörda är informerade och redo. ✓ Stäm av var toaletter, garderob, restaurang etc. finns.

Att göra under mötet:

✓ Fullfölj planeringen, slappna av och njut av att du har arrangerat en fantastisk konferens! Att göra efter mötet:
✓ Återkoppla till din kontaktperson på konferensanläggningen gällande hur du tycker att allt gick och om det finns eventuella förbättringspunkter till en annan gång.
✓ Kontrollera att fakturorna stämmer och betala dem.
✓ Hör av dig till föreläsare och andra nyckelpersoner och tacka dem.
✓ Skicka ut utvärderingar till deltagarna, och fyll i utvärderingar som du tar emot.
✓ Ta en funderare gällande hur du tycker att detta möte gick och hur nästa möte skulle kunna bli ännu bättre.

Vi hoppas att detta hjälper dig att planera en lyckad konferens – idag och i framtiden. Lycka till med din konferens!